Plan de sécurité civile

Mission Communication

Porte-parole de la Municipalité, information à la population et relations avec les médias avant, pendant et après un sinistre.

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Responsable de la mission

L'affectation nominative de cette mission, son substitut et leurs coordonnées font partie de la chaîne d'appel interne de l'Organisation municipale de la sécurité civile (OMSC). Ces renseignements ne sont pas publiés : ils sont réservés à l'Espace sécurité civile, accessible uniquement aux personnes authentifiées et autorisées.

Accéder à l'Espace sécurité civile

Avant un sinistre — préparation

Contribuer à l'information des citoyens : activités de sensibilisation, consignes générales, préparation d'une trousse d'urgence.
Conseiller le maire et les autorités municipales; s'assurer du bon fonctionnement du matériel de communication.
Définir la nature des messages à véhiculer lors de sinistres (mesures prises, services offerts, consignes à suivre).
Préparer des modèles d'outils de communication (communiqué de presse, avis de mise à l'abri, etc.).
Déterminer un processus d'approbation des messages et les moyens de diffusion.
Dresser la liste des médias locaux et régionaux et l'insérer dans le bottin des ressources.
Établir une procédure pour l'utilisation des médias sociaux et déterminer un lieu pour les activités de presse.

Pendant un sinistre — intervention

Attendre l'autorisation avant d'effectuer un communiqué public.
Conseiller le maire et les autorités municipales en matière de communication et s'identifier comme porte-parole.
Organiser la diffusion d'information visant la protection des personnes et des biens : évacuation, fermer portes et fenêtres, lieu du centre d'accueil, site Web de référence.
Confirmer les points de rassemblement et les entrées et sorties des déplacements.
Activer la ligne téléphonique d'urgence pour les citoyens et faire connaître ses coordonnées.
Informer les personnes sinistrées des services qui leur sont offerts.
S'assurer de l'enregistrement des communiqués sur la « Time Line ».
Coordonner les activités de presse et les assemblées d'information publique; effectuer une veille médiatique.

Après un sinistre — rétablissement

Confirmer avec le maire et les responsables de missions la fin officielle (heure) du sinistre.
Informer les personnes sinistrées et la population des modalités du retour à la normale.
Diffuser l'information sur les programmes d'aide financière et les consignes pour déposer une demande.
Diffuser l'information sur la mise en place d'un centre de soutien au rétablissement.
Obtenir un bilan de la mission et des bénévoles dédiés; participer au débreffage.

Ressources prévues au plan

Liste des médias locaux et régionaux (bottin des ressources)
Médias sociaux municipaux

Responsabilités générales communes à tous les responsables de mission

Avant

S'assurer d'avoir à jour une copie du PSCM en mode cartable et électronique.
S'assurer d'avoir accès à tout le matériel et aux équipements nécessaires à la mission.
S'assurer que les numéros de communication sont tous à jour.
Toujours informer la Municipalité des périodes d'absence probables et confirmées, sans conflit avec le substitut.
S'assurer d'avoir les moyens de soutenir le centre de coordination.

Pendant

Établir un état de la situation le plus rapidement possible.
Mettre en place les structures en fonction de la mission attendue et anticiper les ressources nécessaires.
Communiquer et confirmer que la mission est active et fonctionnelle.
Enregistrer toute la démarche et les activités de la mission.
Rendre un état de la situation toutes les 15 minutes si possible.
Demander des bénévoles au besoin et leur assigner les tâches.

Après

Regrouper les bénévoles dont les activités sont terminées et les affecter aux centres d'accueil au besoin.
Obtenir un bilan de la mission et un bilan des bénévoles dédiés.
Vérifier que tous les besoins spécifiques de la mission sont prêts pour une utilisation prochaine.
Participer au débreffage au centre de coordination et confirmer la fin officielle du sinistre.